Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả với khách hàng trong kỳ nghỉ?

Điểm này tôi chợt hiểu ra sau cuộc trò chuyện với một người bạn về trải nghiệm của cô ấy với nhân viên kế toán của mình. Sau khi nhận được một lá thư liên quan từ HMRC chứa đầy lỗi và yêu cầu các khoản thanh toán mà cô đã thực hiện, cô đã tìm kiếm sự trợ giúp từ kế toán viên để có được sự trấn an rất cần thiết. Mặc dù đã có thỏa thuận cố định trị giá £125 cộng VAT hàng tháng với công ty kế toán, nhưng yêu cầu hỗ trợ của cô, được gửi vào giữa tháng 30, đã nhận được phản hồi tự động cho biết nhóm đang trong kỳ nghỉ học và sẽ phản hồi sau vài ngày. Trong khi đó, hóa đơn thường xuyên của cô đã đến. Sáu ngày làm việc trôi qua trước khi cô nhận được một bản cập nhật ngắn gọn, “chúng tôi đang xem xét việc này” và sau đó im lặng. Hai tuần sau, không có thêm thông tin nào, cô liên hệ lại chỉ để nhận được một tin nhắn tự động khác cho biết văn phòng sẽ mở cửa trở lại vào ngày XNUMX tháng XNUMX—tổng cộng sáu tuần chờ đợi mà không được giải quyết. Do đó, bạn tôi hiện đang tìm kiếm một kế toán viên mới.

Lời khuyên giao tiếp cho doanh nghiệp khi đi nghỉ

1 Cảnh báo trước

Nếu bạn đã lên kế hoạch kỹ lưỡng cho kỳ nghỉ của mình từ trước hoặc chỉ mới quyết định đi xa gần đây, điều quan trọng là phải thông báo cho nhóm của bạn càng sớm càng tốt. Việc chờ đợi đến giây phút cuối cùng để thông báo về kỳ nghỉ kéo dài hai tuần có thể gây căng thẳng và gánh nặng không cần thiết cho đồng nghiệp của bạn, những người sẽ cần quản lý công việc của bạn khi bạn vắng mặt. Thời gian chuẩn bị đầy đủ là điều cần thiết cho tất cả mọi người tham gia, đặc biệt là đối với những người đảm nhận công việc làm thêm để đảm bảo hoạt động kinh doanh được liên tục.

Bạn nên thông báo cho đồng nghiệp của mình ít nhất một tháng trước ngày khởi hành, đặc biệt nếu bạn đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức của mình. Để tránh bất kỳ sự giám sát nào, hãy đặt lời nhắc cập nhật nhóm của bạn trong những tuần và ngày trước kỳ nghỉ của bạn, giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và ngăn chặn mọi bất ngờ không mong muốn.

2 Công việc và nhiệm vụ ủy quyền

Đảm bảo mọi chi tiết đều được bao phủ tỉ mỉ. Chuẩn bị toàn diện cho mọi tình huống, nghĩa vụ hoặc vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh. Hãy chủ động lựa chọn đồng nghiệp, hướng dẫn họ đảm nhận những vai trò cụ thể và đầu tư thời gian vào việc đào tạo toàn diện cho họ về những nhiệm vụ mà bạn giao phó cho họ. Nếu ai đó đang can thiệp vào việc tương tác với khách hàng của bạn, hãy trang bị cho họ tất cả thông tin cần thiết về các yêu cầu và mong đợi riêng của từng khách hàng. Nếu người khác tạm thời quản lý dự án mà bạn đang lãnh đạo, hãy cung cấp cho họ danh sách kiểm tra đầy đủ các mục tiêu nổi bật.

Tạo một hướng dẫn toàn diện nêu chi tiết vị trí của các tệp cần thiết, địa chỉ liên hệ cho các dự án khác nhau và quy trình xử lý các trường hợp khẩn cấp. Mục đích là để tránh hàng loạt câu hỏi khẩn cấp làm gián đoạn sự yên tĩnh của bạn trong thời gian nghỉ phép. Áp dụng cách tiếp cận thận trọng sẽ đảm bảo trách nhiệm của bạn được giao trong tay đáng tin cậy, giúp bạn yên tâm.

3 Chuẩn bị trước các kênh liên lạc

Nếu bạn không thể ngừng liên lạc với khách hàng khi đi nghỉ, hãy đảm bảo rằng bạn có thể nhận được những lá thư và tài liệu cần thiết ở bất cứ đâu. Bây giờ thậm chí còn có một FAX từ iPhone: Ứng dụng Fax, có thể thay thế máy fax. Bản fax trực tuyến này có thể được xử lý, nhận và gửi miễn phí từ điện thoại thông minh. Nếu bạn có ứng dụng fax và iPhone, bạn có mọi thứ bạn cần để làm việc với tài liệu. Tương tự như ví dụ này, bạn nên xem xét kế hoạch liên lạc với các hình thức liên lạc khác với khách hàng.

4 Xây dựng kế hoạch quay trở lại làm việc

Trở lại văn phòng sau một thời gian nghỉ việc thường có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn. Bạn có thể được chào đón bởi một loạt email, thư thoại, bản ghi nhớ, cập nhật, thách thức và yêu cầu khẩn cấp chưa đọc.

Để dễ dàng quay trở lại quy trình làm việc của bạn một cách suôn sẻ hơn, bạn nên lập chiến lược cho những gì đang chờ bạn sau kỳ nghỉ. Hãy cân nhắc việc tổ chức một buổi trao đổi với một vài thành viên trong nhóm để nắm bắt được những diễn biến quan trọng trong thời gian bạn vắng mặt. Ưu tiên sắp xếp hộp thư đến của bạn để tập trung vào những email quan trọng nhất trước tiên. Duy trì giao tiếp minh bạch và cởi mở với nhóm của bạn là rất quan trọng, cho phép bạn hiểu rõ về sự phát triển và tiến bộ đạt được trong các dự án hoặc trách nhiệm mà bạn đã rời xa.

5 Thiết lập Thư thoại Ngoài Văn phòng

Đảm bảo mọi căn cứ đều được bảo vệ và chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi tình huống, nhiệm vụ hoặc khủng hoảng có thể xảy ra. Tương tác với đồng nghiệp, giao nhiệm vụ cụ thể cho họ và đào tạo toàn diện về các nhiệm vụ mà bạn giao phó cho họ. Nếu ai đó sẽ đại diện cho bạn trong các cuộc họp với khách hàng, hãy cung cấp cho họ bản tóm tắt chi tiết về các yêu cầu và sở thích riêng của khách hàng. Nếu một đồng nghiệp khác phụ trách một dự án cụ thể khi bạn vắng mặt, hãy cung cấp cho họ danh sách việc cần làm đầy đủ nêu chi tiết mọi nhiệm vụ cần hoàn thành.

Tạo một hướng dẫn toàn diện nêu chi tiết nơi lưu trữ các hồ sơ quan trọng, các đầu mối liên hệ cho các dự án khác nhau và các thủ tục xử lý các trường hợp khẩn cấp. Mục đích là để tránh hàng loạt email khẩn cấp làm gián đoạn quá trình thư giãn bên bờ biển của bạn. Sẽ khôn ngoan hơn nếu bạn thận trọng, đảm bảo các dự án của bạn nằm trong tay những người có tay nghề cao trước khi bạn khởi hành.

Kết luận

Thông báo trước cho khách hàng về việc bạn không có mặt là một việc làm thận trọng. Ví dụ: khi tôi đi nghỉ, các khách hàng thường xuyên của tôi đã biết rằng họ sẽ không thể lên lịch bất kỳ buổi huấn luyện nào trong thời gian đó. Tôi đã thiết lập phản hồi email tự động để xác nhận các tin nhắn đã nhận, chỉ định ngày tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng. Đối với những người có thắc mắc khẩn cấp, phản hồi sẽ bao gồm số liên lạc. Tin nhắn gửi đến số này sẽ được nhắn tin cho tôi và tôi cam kết sẽ phản hồi trong vòng 24h.