Doanh nghiệp Du lịch: Đối phó với Truyền thông

Hầu hết tất cả các doanh nghiệp du lịch, có thể là điểm du lịch, Phòng Công ước và Du khách (CVB), các văn phòng du lịch khu vực hoặc quốc gia, hoặc các nhà cung cấp dịch vụ du lịch đều phải đối phó với giới truyền thông. Các doanh nghiệp và văn phòng du lịch tìm kiếm công chúng tích cực hoặc đôi khi phản ứng với một câu chuyện tin tức. Thường thì những câu chuyện tin tức này là tiêu cực và nếu không được xử lý có thể làm tốt gây hại cho một ngành du lịch cụ thể.

Chúng ta có thể đưa ra giả thuyết rằng một doanh nghiệp hoặc ngành du lịch thành công phải đứng trên bốn chân, đó là:

(1) nó phải cung cấp một sản phẩm tốt,

(2) nó phải cung cấp dịch vụ tốt,

(3) nó phải có công khai tốt, và

(4) nó phải cung cấp cho công chúng một môi trường an toàn và bảo mật.

Nếu không có bất kỳ một trong bốn “chân du lịch” này thì không có ngành du lịch, từ thành phần nhà hàng đến thành phần du lịch sẽ tồn tại lâu dài. Khi tiếp xúc với giới truyền thông, hãy luôn cân nhắc những điểm sau:

• Các phương tiện truyền thông có thể làm nên điều kỳ diệu cho ngành du lịch hoặc nó có thể gây ra thiệt hại khủng khiếp. Biết được nguyên tắc này, đừng bao giờ gây chiến với giới truyền thông và đừng bao giờ đổ lỗi cho truyền thông về (các) vấn đề của bạn.
• Xem xét khía cạnh nào của phương tiện truyền thông mà bạn đang giao tiếp và cách bạn đưa ra quan điểm của mình. Phương tiện truyền thông báo in khác với truyền hình hoặc phương tiện truyền thông xã hội. Mỗi loại đều có những ưu điểm và nhược điểm và việc kinh doanh du lịch cần biết chúng là điều rất tốt.
• Hãy nghĩ về “bộ lọc”. Ai sẽ lắng nghe thông điệp của bạn và ai sẽ giảm giá những gì bạn phải nói? Sau đó, hãy tự hỏi tầm quan trọng của thông điệp của bạn là gì và ai sẽ quan tâm đến những gì bạn phải nói.
• Biết là hiệu ứng của thông điệp của bạn. Thông điệp của bạn đáng tin cậy, tức giận hay phòng thủ? Công chúng sẽ bị thu hút bởi những gì bạn nói hay thông điệp của bạn sẽ phản tác dụng?

Tháng này Tourism Tidbits đưa ra các ý tưởng và đề xuất về cách viết hoặc sản xuất một câu chuyện và ý tưởng về cách đưa câu chuyện của bạn lên phương tiện truyền thông.

Trước khi tiếp tục, đừng bao giờ quên rằng tất cả các tài liệu quảng cáo và tất cả các thông điệp truyền thông đều kể một câu chuyện. Nếu bạn kiểm soát được câu chuyện, thì thông điệp của bạn sẽ được lắng nghe và tin tưởng. Nếu đối thủ cạnh tranh hoặc đối thủ của bạn kiểm soát câu chuyện nhiều hơn bạn có thể đang gặp phải những vấn đề nghiêm trọng.

Luôn phát triển câu chuyện của bạn với các thành phần sau:

-Đảm bảo rằng câu dẫn ý tưởng của bạn là một câu hấp dẫn. Hãy tự hỏi bản thân: Tại sao mọi người nên muốn đọc / nghe về / xem câu chuyện này, hoặc điều gì đặc biệt và độc đáo về những gì bạn đang kể? "

-Trình bày câu chuyện của bạn trong một kim tự tháp ngược. Bắt đầu với những điểm quan trọng nhất của câu chuyện và sau đó làm theo cách của bạn đến những điểm hoặc sự kiện ít quan trọng nhất. Hệ thống này đặc biệt đúng đối với việc đưa tin trên truyền hình có xu hướng cắt bỏ thông tin ở phần cuối của một câu chuyện thời sự.

-Chính xác và nhạy bén.  Hãy tự hỏi bản thân xem ai đang giúp đỡ và ai là người mà tôi đang bị tổn thương bởi câu chuyện này? Truyện có thể gây ra những hậu quả khôn lường nào? Tôi có thực sự công bằng cho tất cả các bên không?

-Phân phối cho các phương tiện truyền thông những câu chuyện mà họ sẽ thích.  Ví dụ, một câu chuyện liên quan đến du lịch thể thao hoặc một số tin tức bất thường có thể sẽ được truyền thông đưa tin nhiều hơn là một vấn đề liên quan đến dữ liệu kinh tế.

-Không bao giờ quên chuyển mục tin tức đến phương tiện của sự lựa chọn.  Nếu đó là truyền hình, hãy đảm bảo rằng câu chuyện của bạn hướng đến hành động trực quan. Nếu bạn đang muốn đưa câu chuyện của mình lên đài phát thanh thì hãy cố gắng sắp xếp để ai đó được phỏng vấn. Nếu câu chuyện dành cho báo chí, thì hãy cố gắng chuẩn bị sẵn cơ hội chụp ảnh cùng với biểu đồ, đồ thị hoặc bất cứ thứ gì khác giúp câu chuyện trở nên sống động.

Nên và Không nên nói gì: Khi phương tiện truyền thông đặt câu hỏi

Du lịch là một ngành kinh doanh công cộng và như vậy, bất cứ điều gì bạn làm hoặc không làm đều được công khai giám sát. Giới truyền thông có quyền đặt câu hỏi, đặc biệt nếu có vấn đề gì xảy ra hoặc nếu có bi kịch hoặc khủng hoảng trong ngành. Mặc dù bạn không thể dừng một câu chuyện tin tức, nhưng bạn có thể trả lời theo cách giúp bạn có cơ hội tốt nhất để giành được thiện cảm của phóng viên. Dưới đây là danh sách một số ý tưởng về cách trả lời đặc biệt là khi bạn muốn câu hỏi không bao giờ được hỏi.

- Tóm tắt.  Trong hầu hết các trường hợp, một lời giải thích dài dòng sẽ được rút gọn thành một câu khó hiểu. Có một cơ hội tốt là một đại diện của ngành du lịch sẽ nhận được không quá 10 giây cho một cú cắn âm thanh.

-Chỉ trả lời câu hỏi đã hỏi.  Thông thường, chúng ta rất lo lắng để chứng minh rằng chúng ta biết bao nhiêu, đến nỗi chúng ta tự gặp rắc rối khi nói nhiều hơn những gì chúng ta cần nói. Học cách chỉ trả lời câu hỏi được hỏi chứ không phải câu hỏi khác.

- Trung thực.  Điều tồi tệ nhất đối với bất kỳ ai trong ngành du lịch là nói dối. Hoàn toàn có thể chấp nhận được nếu bạn nói bạn không biết và bất cứ khi nào có thể, hãy theo dõi “không biết” của bạn với sự sẵn sàng “tìm hiểu”. Trong du lịch, cụm từ “không bình luận” nghe như thể bạn đang che đậy sự thật.

-Hãy hợp tác và mỉm cười.  Đừng quên các phóng viên có lời cuối cùng. Khi đối phó với một phóng viên thù địch, hãy cố gắng hết sức để thu phục anh ta / cô ta và biến kẻ thù thành bạn. Đừng bao giờ chuyển người báo cáo cho cấp trên. Anh ấy / cô ấy có thể sẽ bực bội với thái độ của bạn và chỉ sử dụng tài liệu mà anh ấy / cô ấy đã có. Đảm bảo rằng nét mặt và ngôn ngữ cơ thể của bạn phù hợp với giao tiếp bằng giọng nói của bạn. Đừng nói một điều với lời nói của bạn và điều gì đó khác với cơ thể của bạn.

- Rõ ràng và cụ thể.  Giả sử phóng viên và công chúng có ít hoặc không biết gì về những gì họ đang hỏi. Không giả sử gì và không bao giờ sử dụng biệt ngữ du lịch hoặc từ viết tắt. Phát biểu toàn bộ từ. Bằng cách sử dụng các danh từ chính xác rõ ràng, bạn giảm thiểu khả năng câu trả lời của bạn có thể bị đưa ra khỏi ngữ cảnh.

-Trả lại tất cả các cuộc gọi điện thoại hoặc email phương tiện truyền thông.  Ngay cả khi bạn không muốn nói chuyện với một phóng viên, cuối cùng bạn sẽ phải nói chuyện với người đó hoặc biết rằng phóng viên sẽ viết câu chuyện mà không nghe thấy phía bạn.