Tổ chức các sự kiện lớn

Các sự kiện lớn là một phần quan trọng của du lịch. Có thể là những sự kiện hội nghị hoặc hội nghị, sự kiện thể thao hoặc các cuộc mít tinh tôn giáo, các sự kiện lớn ảnh hưởng đến hầu hết mọi lĩnh vực của ngành du lịch. Các sự kiện lớn có nghĩa là khách có phòng, mua sắm tại các cơ sở bán lẻ địa phương, thực phẩm được mua và tại sự kiện, đồng thời tăng doanh thu nhà hàng và giải trí. Các sự kiện lớn cũng cung cấp cho cộng đồng địa phương một cách tiếp cận không phức tạp để lập kế hoạch du lịch.

Trong khi thị trường du lịch giải trí mở cửa cho những thăng trầm kinh tế do bất cứ điều gì từ sự thay đổi điều kiện thời tiết đến hành động bạo lực, các sự kiện lớn tạo ra một lượng dân số ổn định hơn nhiều. Trong thế giới của các sự kiện lớn, hầu hết các chi phí tài chính đã được thực hiện tốt từ trước, và do đó, sự kiện này ít chịu sự biến động của thị trường. Mặt khác, có sự cạnh tranh gay gắt giữa các địa phương để kinh doanh sự kiện lớn và trong một số trường hợp, chẳng hạn như trong một số hình thức trò chơi giải vô địch thể thao, đội chiến thắng sẽ xác định ai sẽ là cộng đồng chủ nhà.

Các sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực, từ bữa tối gây quỹ đến các cuộc mít tinh chính trị, từ các sự kiện thể thao đến đoàn tụ học đường, từ hội nghị chuyên môn và học thuật đến đoàn tụ gia đình hoặc trải nghiệm tôn giáo, tất cả đều là sự kiện và tất cả đều bổ sung vào sức khỏe kinh tế của cộng đồng. Để giúp bạn có được các cuộc họp tốt nhất và các sự kiện đặc biệt cho cộng đồng của mình, hãy xem xét một số điều sau.

Nếu bạn đang cố gắng thu hút một sự kiện đặc biệt mới, hãy nghiên cứu mọi khía cạnh của sự kiện trước khi đấu giá cho nó. Thông thường các cộng đồng cạnh tranh cho các sự kiện đặc biệt chỉ đơn giản là không làm bài tập về nhà của họ. Trước khi nói chuyện với chuyên gia sự kiện, hãy đảm bảo rằng bạn biết những điều cơ bản: nhân khẩu học của sự kiện này là gì? Nhu cầu đặc biệt của nó là gì? Họ không muốn gì? Làm thế nào để ngày của họ phù hợp với bạn? Ví dụ, nếu bạn đang chuẩn bị sau một đại hội tôn giáo hoặc sự kiện đặc biệt, bạn có thể muốn xem xét những đồ uống nào để phục vụ và những gì bạn cần tránh.

Để có được lợi thế cạnh tranh tốt nhất, hãy xem xét điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Đánh giá tốt những gì cộng đồng của bạn phải cung cấp cho một sự kiện là điều cần thiết. Đặt những câu hỏi như: Làm thế nào để bạn xếp chồng lên những người khác trong phạm vi giá của bạn? Nhân viên của bạn có đa ngôn ngữ không? Khách hàng tiềm năng nghĩ gì về những gì bạn phải cung cấp và những gì người khác đang cung cấp?

Đảm bảo rằng bạn biết câu trả lời cho những gì trong tiếng Anh được gọi là câu hỏi “w” cơ bản - Ai, Tại sao, Khi nào và Cái gì. Đây là những câu hỏi thiết yếu không chỉ tạo ra các sự kiện thành công mà còn tạo ra quảng cáo truyền miệng tích cực. Đảm bảo rằng bạn có thể trả lời đầy đủ: Ai đang tổ chức sự kiện và nó được nhắm mục tiêu cho ai? Tại sao họ tổ chức sự kiện này? Sự kiện sẽ diễn ra khi nào? Họ muốn tổ chức sự kiện ở đâu và cơ sở vật chất của bạn có đầy đủ không? Những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện có những kỳ vọng gì, và bạn có thể đáp ứng những kỳ vọng này không?

Phát triển danh sách kiểm tra phức tạp. Đảm bảo danh sách kiểm tra của bạn vượt ra ngoài những điều cơ bản. Bao gồm các mục như: sự kiện đặc biệt sẽ cần những yêu cầu VIP nào? Các nhà tổ chức sự kiện có cần bạn đặt lịch hẹn với cảnh sát cứu hỏa hoặc các quan chức thành phố khác không? Điều gì xảy ra nếu sân bay đóng cửa? Bạn có cần phối hợp với dịch vụ xe cứu thương không? Những người tham dự có thể gặp vấn đề gì khi họ ở bên ngoài địa điểm tổ chức sự kiện? Những người tham gia sự kiện có thể có những nhạy cảm chính trị, y tế, tôn giáo hoặc xã hội đặc biệt nào?

Biết sự kiện có thể phải đối mặt với những mối đe dọa nào. Ví dụ: bạn đang ở trong vùng bão, hội nghị này có khả năng xảy ra đấu tranh chính trị có thể ảnh hưởng đến địa phương của bạn không, hội nghị này hoạt động như một nam châm chống khủng bố hay hội nghị sẽ trở thành một sự xáo trộn cho các doanh nghiệp và công dân địa phương? Ví dụ, các sự kiện chính trị thường yêu cầu các đường phố phải đóng cửa, di chuyển các mô hình giao thông và những bất tiện khác đối với cư dân địa phương. Mặc dù những điều này không phải là mối đe dọa đối với người tham dự hội nghị nhưng chúng có thể trở thành “mối đe dọa” đối với sự tỉnh táo của người dân địa phương và các doanh nghiệp khác.

Quyết định việc sử dụng thời gian của bạn là gì tốt nhất. Sự kiện thực sự là những khoảnh khắc được kiểm soát về thời gian mà ký ức được tạo ra. Do đó, cách bạn quản lý thời gian sẽ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Khi làm việc với người quản lý sự kiện, hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu người phụ trách từng khía cạnh của sự kiện.

Tìm hiểu nhu cầu về thời gian của sự kiện và chuẩn bị lịch trình cho vai trò của bạn trong sự kiện. Thông thường, những điều nhỏ nhặt sẽ thu hút được khách hàng hoặc làm cho một sự kiện trở nên đặc biệt. Có một mốc thời gian có nghĩa là ít có khả năng xảy ra sai sót hoặc sơ suất hơn. Các mốc thời gian không chỉ phải chỉ ra thời điểm bắt đầu mà còn chỉ ra thời điểm hoàn thành.

- Cung cấp sự hỗ trợ công nghệ tốt nhất có thể. Trong thế giới ngày nay vừa có nhịp độ nhanh vừa có nhiều tác vụ, công nghệ là vua. Việc khách sạn tính phí internet đang làm hại chính họ và cộng đồng của họ. Hãy để người quản lý sự kiện của bạn biết bạn có công nghệ gì. Đừng hứa hẹn quá nhiều, nhiều người quản lý sự kiện và doanh nhân sẽ không tha thứ khi không thực hiện được công nghệ đã hứa.

Không có gì giành được lại mọi người tốt bằng nụ cười và sự sẵn lòng để làm cho nó đúng. Cho dù bạn lên kế hoạch cho một sự kiện tốt đến đâu thì vẫn có thể xảy ra sai sót. Hầu hết mọi người đều hiểu rằng rủi ro sẽ xảy ra, điều không thể chấp nhận được là từ chối nhận ra những sai lầm này và sửa chữa chúng. Chỉ nói “Tôi xin lỗi” không gì khác hơn là một cách lịch sự để trốn tránh trách nhiệm. Đừng bào chữa – hãy làm đúng và làm đúng bằng một nụ cười vui vẻ. Điểm mấu chốt là các sự kiện lớn là một hình thức du lịch và bản chất của du lịch là dịch vụ khách hàng. Cộng đồng quên quy tắc cơ bản này sẽ đánh bạc với ngành du lịch và danh tiếng của mình.

http://www.tourismandmore.com