“Lên kế hoạch cho sự an toàn không còn là tùy chọn nữa – đó là một phần thiết yếu của việc tổ chức các sự kiện có trách nhiệm và phục hồi”, Don Welsh, chủ tịch kiêm giám đốc điều hành của Destinations International cho biết. “Sách trắng này phản ánh cam kết của ngành chúng tôi trong việc tạo ra những trải nghiệm không chỉ hấp dẫn mà còn dựa trên chiến lược rủi ro chủ động”.

Sách trắng dựa trên phản hồi từ hơn 60 chuyên gia sự kiện được khảo sát trong IMEX America vào tháng 2024 năm XNUMX. Sách trắng khám phá cách các nhà lãnh đạo ngành đang giải quyết những thách thức như mối đe dọa an ninh vật lý, rủi ro an ninh mạng, thiên tai, an toàn thực phẩm và bất ổn chính trị - đồng thời đưa ra các ví dụ thực tế và giải pháp khả thi.

Báo cáo cho thấy rằng:

Chỉ có 36% các nhà lập kế hoạch hiện có nhóm quản lý rủi ro.
52% xây dựng kế hoạch quản lý khủng hoảng cho mọi sự kiện.
58% bao gồm chi phí dự phòng trong ngân sách sự kiện—phần lớn dao động từ 1–10%.

Sách trắng bao gồm các nghiên cứu tình huống từ các chuyên gia đã thích nghi thành công với các cuộc khủng hoảng – từ bão và cháy rừng đến vỡ đường ống nước, thương tích của khách và biểu tình chính trị. Những ví dụ thực tế này cung cấp một cẩm nang cho những người đồng cấp muốn xây dựng sự nhanh nhẹn vào hoạt động sự kiện của họ.

Các khuyến nghị trong sách trắng bao gồm:

Lồng ghép đánh giá rủi ro vào quá trình RFP và lựa chọn địa điểm.
Bao gồm các bên liên quan tại địa phương—CVB, an toàn công cộng, nhóm địa điểm—ngay từ đầu.
Thực hành kế hoạch ứng phó khủng hoảng và tóm tắt để cải tiến liên tục.
Đào tạo nhân viên về cả các công cụ công nghệ cao và các hoạt động lấy con người làm trung tâm như nhận thức hành vi và giảm leo thang căng thẳng.

Những người lập kế hoạch cuộc họp cũng được khuyến khích vận động nội bộ bằng dữ liệu, câu chuyện thành công và thông điệp do các tổ chức điểm đến cung cấp.

“Trong bối cảnh sự kiện năng động như hiện nay, việc hiểu và giảm thiểu rủi ro trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.”

JT Long, Phó chủ tịch kiêm Giám đốc nội dung của Smart Meetings, cho biết thêm: “Sự hợp tác của chúng tôi với Destinations International nhằm mục đích cung cấp cho các chuyên gia sự kiện kiến thức và công cụ họ cần để giải quyết những thách thức này một cách hiệu quả”.

Sách trắng đã có sẵn Trực tuyến.

Điểm đến Quốc tế

Điểm đến Quốc tế là nguồn thông tin lớn nhất và được kính trọng nhất thế giới dành cho các tổ chức điểm đến, các văn phòng hội nghị và du khách (CVB) và các ban quản lý du lịch. Với hơn 8,000 thành viên và đối tác từ hơn 750 điểm đến, hiệp hội đại diện cho một cộng đồng mạnh mẽ, có tư duy tiến bộ và hợp tác trên toàn thế giới. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập Destiinternational.org.

Cuộc họp thông minh

Smart Meetings là công ty truyền thông hàng đầu trong ngành hội họp và là tiếng nói truyền cảm hứng cho các chuyên gia tổ chức hội họp. Tạp chí, trang web, kênh truyền thông xã hội và sự kiện trực tiếp Smart Meetings từng đoạt giải thưởng của chúng tôi là những nguồn tài nguyên thiết yếu để các nhà lập kế hoạch hội họp khám phá xu hướng điểm đến, kết nối với các đối tác cung cấp và phát triển chuyên môn. Chúng tôi trao quyền cho các chuyên gia tổ chức sự kiện để tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời giúp mọi người xích lại gần nhau và thúc đẩy kết quả kinh doanh có ý nghĩa. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập smartmeetings.com.